Notes-Dokumente automatisch als PDF ablegen

Einheitliches Datenmanagement führt zu mehr Effizienz im Büroalltag

In den 80er Jahren fing das dokumentenorientierte, verteilte Datenbanksystem Lotus Notes an, die Büroarbeit zu verändern. Die enge E-Mail-Anbindung und flexible Integration und Verwaltung von allen unternehmensrelevanten Terminen sowie organisatorischen Angelegenheiten, macht es zu einem vielseitig einsetzbaren Tool. Dennoch ist es in den meisten Unternehmen nicht das einzige System, sondern nur ein Baustein in der firmeninternen IT-Landschaft. So entstehen in der Summe viele verschiedene Dateiformate, die oft nicht kompatibel sind oder zur Weiterverarbeitung aufwendig exportiert und konvertiert werden müssen um z. B. Reports zu erstellen. Dem Datenchaos entgegenwirken, kann ein intelligentes Datenmanagementsystem, das automatisch für die Archivierung aller Daten als PDF-Dateien sorgt. Die italienische Consulting-Agentur NAeS Consulting S.r.l. empfiehlt seinen Kunden zur strukturierten Umsetzung von komplexen Notes-Dokumenten bzw. Datenbanken, wie z. B. Handbüchern, Produktkatalogen oder Dokumentationen (z. B. ISO-Dokumentationen), n2pdf von SoftVision.

NAeS Consulting S.r.l. ist eine klassische Unternehmensberatung mit Sitz in Mailand, die sich auf Networking, Cabling, Sicherheitsoptimierung und Collaborative Computing spezialisiert hat. Das Familienunternehmen erarbeitet für den B2B-Sektor modernste technologische Lösungen, die im jeweiligen Unternehmen zu einer Prozessoptimierung und besserem Workflow beitragen. Dabei wird sowohl an firmeninternen IT-Strukturen gearbeitet, als auch im E-Commerce-Bereich, wo es Online-Shopsysteme zu optimieren gilt, beraten. Seit 2003 arbeitet das Consulting Unternehmen mit dem deutschen Softwareentwickler SoftVision aus Fulda zusammen. „Wir sind 2003 auf einer Messe auf die Firma SoftVision und deren Lösungen im Lotus-Notes-/Domino-Umfeld aufmerksam geworden. Die bisherigen Lösungen in unserem Portfolio waren noch nicht zufriedenstellend. So haben wir erste Projekte mit den Produkten realisiert – und unsere Kunden waren zufrieden“, berichtet Andrea Mezzanotte, Geschäftsführer bei NAeS Consulting. „Unsere Kunden wollen meistens ein Tool, das Printing und Reporting vereint, und das ist mit n2pdf und NotesToPaper gegeben“, so Mezzanotte weiter. Die Produkte von SoftVision sind so flexibel konzipiert, dass sie an individuelle Ansprüche angepasst und in komplexe IT-Landschaften integriert werden können. So hat NAeS Consulting beispielsweise n2pdf in die bestehende Systemlandschaft eines Kunden integriert und es mit verschiedenen extra Features zur Verbindung mit dem internen CRM-System für effizientere Report-Erstellung und einfachere Printprozesse ausgestattet.

Zeit für das Wesentliche

Administrative Aufgaben verschlingen viel unnötige Zeit im Büroalltag. Gründe dafür sind oft falsch oder gar nicht genutzte Programme, fehlende Tools zur Verbindung von verschiedenen Softwaresystemen und ein unübersichtliches Datenmanagement. Einfachheit, Einheitlichkeit und Transparenz sind hier die Schlüssel zum Erfolg. „Arbeitsprozesse oder Unternehmensstrukturen müssen oftmals gar nicht umgestaltet werden, es reichen meist schon intelligente Software-Tools“, so Mezzanotte. „Doch viele Unternehmen wissen gar nicht, was alles möglich ist.“ Für Software-Entwickler ist eine gute Zusammenarbeit mit Unternehmensberatungen daher unumgänglich. Bereits seit zehn Jahren hat NAeS Consulting die Produkte n2pdf und NotesToPaper im Portfolio und betreut zehn Kunden in Italien, die diese Produkte schon seit mehreren Jahren nutzen. „Die Implementierung geht schnell, es müssen keine tiefgreifenden Änderungen an der IT-Struktur vorgenommen werden und auch die Mitarbeiter müssen nicht extra geschult werden. Das schätzen unsere Kunden an den Produkten“, erklärt Mezzanotte. So schaffen die Tools von SoftVision unkompliziert eine Schnittstelle zwischen Lotus Notes und den gängigen Software-Systemen, wie z. B. Adobe oder Office. Der Einsatz solcher Tools wie NotesToPaper und n2pdf spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld – und den Mitarbeitern Nerven. Zusätzlich wird ein unternehmensweiter Standard gewährleistet, der zu einer hohen Datensicherheit beiträgt und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen fördert.

Informationen navigierbar machen

Warum sollten die Notes-Dateien ausgerechnet in PDFs umgewandelt werden? Ganz einfach: Zum einen ist es ein weltweit gängiges Standardformat, das von jedem Betriebssystem fehlerfrei dargestellt werden kann. Zum anderen ist das PDF-Format mehr als „nur“ ein darstellendes Format. Es bietet die Möglichkeit, komplexe Strukturen und Querverweise in Dokumente zu integrieren, um damit Inhalte und letztlich Wissen und Informationen navigierbar zu machen. Um allerdings derart komplexe PDF-Dokumente zu erzeugen, wird ein erhebliches Wissen bei den Anwendern vorausgesetzt und es ist ein entsprechender Arbeitsaufwand notwendig. n2pdf erlaubt es Anwendern einfach auf Knopfdruck komplexe PDF-Dateien inklusive der bekannten und funktionierenden Notes-Navigationselemente, wie Verweise auf z. B. Dokumente, Ansichten oder Datenbanken, zu erzeugen. In Notes aufgebaute Strukturen bleiben erhalten und können zusätzlich um neue, sinnvolle Strukturen, wie z. B. ein Inhaltsverzeichnis, ergänzt werden. Ohne ein entsprechendes Tool ist dieser Prozess sehr aufwendig und erfordert spezielle Kompetenzen. Software-Tools wie die von SoftVision füllen die Kompetenzlücke und sorgen für effiziente Arbeitsprozesse und ein optimiertes Zeitmanagement, sodass sich die Mitarbeiter auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren können und nicht unnötig mit administrativen oder IT-Aufgaben beschäftigt sind. „Wir werden auch in Zukunft die Produkte von SoftVision in unserem Portfolio anbieten“, sagt Mezzanotte zufrieden über die internationale Zusammenarbeit mit SoftVision.