IT-Dienstleister setzt auf Software-Lösungen von SoftVision

LVR-InfoKom, der IT-Dienstleister des Landschaftsverbandes Rheinland (LVR), setzt seit Anfang 2015 die Softwarelösungen n2pdf und webPDF aus dem Hause SoftVision Development erfolgreich ein. N2pdf wird beim LVR für die Digitale Gremienarbeit genutzt. Dabei werden Sitzungsunterlagen den Mandatsträgern in den politischen Gremien papierlos zur Verfügung gestellt.

In den politischen Gremien des LVR werden im Jahr Hunderte von Vorlagen beraten und beschlossen. Um sich optimal auf die Sitzungen der Ausschüsse vorbereiten zu können, wurden die Sitzungsunterlagen bis Anfang 2015 jeweils ausgedruckt und an die Mitglieder der Gremien per Post versendet, so dass insgesamt etwa 3,2 Millionen Seiten Papier gedruckt und verschickt wurden.

Die Vorteile der Digitalen Gremienarbeit liegen auf der Hand:

1. Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf alle Sitzungsunterlagen
2. Reduzierung von Arbeitsaufwänden, Papier-, Porto- und Druckkosten
3. Ermöglichung elektronischer Annotationen und deren Speicherung auf Tablets
4. Ergonomischer Umgang mit komplexen Sitzungsunterlagen (keine aufwändige und zeitintensive Sortierung)

Da der Wunsch nach einer Digitalen Gremienarbeit bestand, wurde durch LVR-InfoKom eine Möglichkeit geschaffen, die Sitzungsunterlagen digital aus dem vorhandenen Verfahren zur Verfügung zu stellen, um diese auf Tablets oder anderen Endgeräten während der Sitzungen bereithalten zu können. Dabei kam es auch zum erfolgreichen Einsatz von n2pdf in Verbindung mit webPDF.

N2pdf wird hier bei der Erstellung von Sitzungsunterlagen für die politische Vertretung eingesetzt, d.h. aus vielen Sitzungsunterlagen inklusive ihrer Anlage wird via n2pdf/webPDF eine einzige Sitzungsmappe (PDF) erstellt.

„Die Sitzungsmappen wurden zunächst manuell mit Hilfe des Druckertreibers PDFCreator erstellt. Dies konnte uns natürlich nicht zufriedenstellen. Auf der Suche nach einer Software-Lösung haben wir unterschiedliche Produkte getestet, bis wir uns für SoftVision Development als Anbieter entschieden haben“, so Wilma Haake, Produktverantwortliche bei LVR-InfoKom.

Was bietet n2pdf als Software-Lösung?

„N2pdf überzeugte uns durch die Integrationsmöglichkeit in die IBM Notes Umgebung. Vor allen Dingen hat die Lösung von SoftVision für uns einen entscheidenden Vorteil: Es ist möglich selbst zu entwickeln, wie das PDF-Dokument am Ende auszusehen hat. Andere Lösungen bieten da lediglich Einstellungsmöglichkeiten an. An n2PDF hat uns die Vielseitigkeit überzeugt, da wir für unsere Kunden immer passgenaue, individuelle Lösungen suchen. Also waren vor allem die vielseitigen Entwicklungsmöglichkeiten und die Programmierbarkeit zentrale Faktoren für unsere Entscheidung für das Produkt von SoftVision“ fasst Manuela Ketterer, Produktbetreuerin bei LVR-InfoKom zusammen. „Die Programmierbarkeit und Anpassungsfähigkeit hat uns überzeugt. Hinzu kommt die Möglichkeit, sämtliche Lotus Notes-Dokumente inklusive ihrer Dateianhänge in ein einziges PDF-Dokument zu überführen. Ein weiteres Highlight ist unsere aktuelle Weiterentwicklung der Sitzungsmappe, für die nun auch Lesezeichen auf Dateianlagen gesetzt werden können.“

Wie sieht die Arbeit der Anwender mit n2pdf aus?

„Der Anwender nutzt n2pdf mittels Button, d.h. es handelt sich um eine sehr einfache und anwenderfreundliche Bedienbarkeit, bei der wenige Schwierigkeiten auftreten können. Hervorheben kann man, dass die Generierung der PDF-Dokumente wirklich sehr schnell erfolgt. Probleme hinsichtlich der Bedienbarkeit treten ggfs. dann auf, wenn beispielsweise HTML in PDF umgewandelt wird und die Darstellung am Ende nicht 100% den Erwartungen des Anwendenden entspricht (Beispiele: Schriftarten, Schriftgrößen, Zeilenumbrüche. Aber die PDF-Dokumente werden hier eben nicht mit einem PDF-Druckertreiber erzeugt. Hinzu kommt: Neben den Vorteilen von n2pdf (Programmierbarkeit, Vielseitigkeit, Tiefe) entsteht manchmal die Problematik, dass die Fehlersuche zeitintensiver ist, da zunächst ermittelt werden muss, ob sich ein Fehler in der Programmierung oder der PDF-Konvertierung begründet. Das ist aber kein Problem der Software-Lösung an sich, sondern muss als natürlich gegeben hingenommen werden“, erklärt Manuela Ketterer.

Durch den Einsatz von n2pdf in der Digitalen Gremienarbeit konnte die gewünschte Zeit- und Kostenersparnis umgesetzt werden.

Sehr guter Service und problemlose Einführung durch SoftVision

„Die Einführung von n2pdf stellte sich als unkompliziert dar“, resümiert Manuela Ketterer. „Zunächst wurde uns das Produkt zum Test zur Verfügung gestellt. Getestet wurde in enger Zusammenarbeit mit dem Fachbereich in einem Pilot-Gremium. Zu Beginn wurden lediglich Einladungen, Beratungsgrundlagen und Niederschriften via n2pdf erstellt. Später kam dann die Realisierung der Sitzungsmappen hinzu. Bei der Erstellung der Sitzungsmappen wird an weiteren Optimierungsmaßnahmen gearbeitet, wie beispielsweise die Möglichkeit Lesezeichen auf Anlagen einzufügen.

Die Einarbeitung in die Software-Lösung n2pdf selbst war „Learning by Doing“ anhand der n2pdf-Hilfe und der Beispieldatenbanken. Hier war allerdings problematisch, dass diese sich nur auf den Lotus Notes Client beziehen und nicht auf den Domino-Server. Letzteres wäre noch hilfreicher gewesen. Die Einarbeitung gestaltete sich hierdurch zeitintensiver und die Übergabe an Kollegen ist schwieriger, da die Einarbeitung im Selbststudium stattgefunden hat – Beispiele für den Server wären hierbei hilfreich gewesen. Die Einführung der Lösung sowie der Support von SoftVision war mehr als zufriedenstellend. „Uns wurde immer kompetent und vor allen Dingen schnell geholfen“ lobt Manuela Ketterer die Zusammenarbeit.

N2pdf wird beim LVR zurzeit in zwei Fachbereichen eingesetzt

N2pdf und webPDF kommen bei LVR-InfoKom auch bei einem weiteren Verfahren, der „Elektronischen Bewerbung“, zum Einsatz. Hier werden Bewerbungsunterlagen in unterschiedlichen Dateiformaten zu einem PDF-Dokument zusammengeführt. Die Entwicklung und Realisierung zusammen mit den Lösungen und Modulen von SoftVision Development werden beim LVR weitergeführt.

 

Über LVR-InfoKom
LVR-InfoKom ist der IT-Dienstleister des Landschaftsverbandes Rheinland (LVR). Orientiert am Leitmotiv „IT-Qualität für Menschen“ deckt LVR-InfoKom als eigenständiger Betrieb die gesamten Bedarfe des Verbandes und anderer Kunden an modernen IT-Services ab. Mit einer breiten Erfahrung von mehr als 50 Jahren im kommunalen Sektor bietet das Systemhaus praxisorientierte IT-Lösungen für Verwaltungen, kommunale Betriebe, Kliniken, Schulen und kulturelle Institutionen.

Das Leistungsspektrum von LVR-InfoKom erstreckt sich auf alle Bereiche der modernen Informationsverarbeitung und -technik (IT): von der Prozessberatung über die Konzeption und Einführung intelligenter Verfahren bis hin zu Komplettlösungen, die auch den Betrieb, das Veränderungsmanagement, die Schulung und die Wartung aller erforderlichen Hard- und Softwarekomponenten beinhalten. Die Basis hierfür bildet eine IT-Infrastruktur, die sich redundant auf zwei ISO-zertifizierte Rechenzentren in Köln verteilt und höchsten Ansprüchen an Sicherheit und Energieeffizienz gerecht wird.