IBM Notes Archivierung mit n2pdf Archive
Wussten sie schon, dass….
…man mit „n2pdf Archive“ IBM Notes Inhalte und deren Anhänge ganz unkompliziert im PDF- und PDF/A-Format archivieren kann?
Für jedes Unternehmen sind die elektronische Archivierung und die Migration von Mail- und Groupware-Anwendungen enorm wichtig. Die Bereitstellung der darin enthaltenen Informationen sind für den Arbeitsablauf unersetzlich – quasi unbezahlbar. Hinzu kommen rechtliche Vorgaben für die Speicherung der Daten und die Verbesserung des Arbeitsprozesses wenn Mailinhalte, Dokumente und Datenanhänge schnell und unkompliziert, auch nach längerer Zeit wieder gefunden werden können. An dieser Stelle kommt „n2pdf Archive“ ins Spiel.
Wofür kann man n2pdf Archive nutzen?
Die Hauptfunktion von n2pdf Archive ist die Archivierung. Hier geht es darum, IBM Notes Inhalte sowie Anhänge im PDF bzw. PDF/A-Format längerfristig zu speichern. Aus allen IBM Notes Anwendungen oder Mailboxen kann man so vollständige und übersichtliche PDF-Archive erstellen. Sie können eine dauerhafte und rechtskonforme E-Mail-Archivierung umsetzen oder n2pdf Archive dafür nutzen, bisherige IBM Notes Anwendungen abzulösen. Durch die direkte Integration in jede beliebige IBM Notes Anwendung kann mit n2pdf Archive ganz unkompliziert eine revisionssichere E-Mail-Archivierung nach den individuellen Bedürfnissen von Unternehmen realisiert werden.
IBM Notes: Archivieren mit dem PDF/A Format
n2pdf Archive bedient sich der Vorteile des PDF-Formats. Inzwischen ist es üblich, das Format PDF/A anzuwenden, da dieses Format als ISO-Standard gilt und die Daten auch mit digitalen Signaturen bestens geschützt sind. Die Archivierung mit n2pdf ist vor allem dann von Nutzen, wenn man die Strukturen einer bereits existierenden IBM Notes Anwendung übernehmen möchte. Sowohl Aufbau der Ansichten, als auch die Abbildung von Ordnern werden automatisch übernommen und abgebildet.
Vorteile einer Langzeitarchivierung mit n2pdf Archive:
- Die Archivierung mit n2pdf-Archiv macht es möglich, dass der Arbeitsrhythmus des jeweiligen Anwenders erhalten bleibt und dieser im gewohnten Arbeitsablauf nicht gestört wird
- Rechtssichere Archivierung von E-Mails und anderen IBM Notes Inhalten (auch automatisiert) sind problemlos möglich
- Die archivierten Dokumente (samt ihrer Dateianhänge) sind geschützt, sehr effizient durchsuchbar und klar strukturiert
- Durch eine Prozessüberwachung kann man versuchte Manipulation am Archiv erkennen oder bei Problemen die Konvertierung einfach wieder neu aufnehmen
- n2pdf Archive kann auch auf einer Client-Maschine geladen werden. Für die Funktionalität von n2pdf Archive macht es keinen Unterschied, ob Sie es auf einem Server oder Client einsetzen
- n2pdf Archive ist unabhängig von „alten“ oder aktuellen IBM Notes-/Domino-Versionen
- Beim Versand vertraulicher Daten können automatische Sicherheitsfunktionen dienlich sein
- Die Integration von n2pdf ist sehr schnell und einfach möglich und gut anpassbar an die vorherrschenden Strukturen durch umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten
- Die Möglichkeit der Archivierung ohne Benutzereingriff kann den Arbeitsprozess sehr erleichtern, zudem ist für die Erstellung der PDF-Archive keine Programmierung notwendig
- Bei jeder Archivierung werden die vorhandenen IBM Notes Strukturen mit ins PDF-Archiv übernommen
- Es ist außerdem möglich, die PDF-Dokumente auch in anderen Archivierungssystemen zu verwenden (durch die Verwendung von XMP)
Das große PLUS: Die Durchsuchbarkeit der Archivinhalte
Vor allem die effiziente Suche innerhalb des Archivs bei n2pdf Archive ist besonders hervorzuheben. Jeder kennt es aus dem Arbeitsalltag: Bei großer Datenflut und einer großen Masse an E-Mails kann schnell Chaos entstehen. Wenn es um das spätere Auffinden von Daten geht, ist n2pdf Archive optimal, da es mit einer einer Funktion zur Volltextindizierung und Anzeige ausgestattet ist. Viele IBM Notes Anwender kennen bereits die Volltextsuche, wobei n2pdf hier wesentlich schneller ist und durch freie Eingabe oder gezielter Suche in den Metadaten gearbeitet werden kann.
Die gefundenen Daten werden anschließend mit einem integrierten Viewer angezeigt. Das Suchen in den PDF-Archiven funktioniert ist also mit Volltextindexierung der Dokumente und ist mit dem Werkzeug „n2pdf Archive – Search & View“ einfach und komfortabel möglich. Bei der Suche innerhalb der Daten ist bei großen Datenmengen auch die Filterfunktion sehr hilfreich. Die Filter werden beim Export auf Basis von XMP-Metadaten Ihrer IBM Notes Dokumente gefüllt.
Mit n2pdf Archive erhalten Sie also neben einem klassischen Konverter auch ein Archivierungstool, mit welchem man den konvertierten und archivierten Datenbestand (trotz großer Mengen) problemlos durchsuchen, anzeigen, exportieren oder drucken kann.
Fazit
E-Mail Archivierung ist für jedes größeres Unternehmen ein enorm wichtiges Thema. Mit n2pdf hat man zusammen mit IBM Notes eine ideale Kombination. Denn: n2pdf kann sowohl den E-Mail-Inhalt verarbeiten, als auch komplexere IBM Notes Inhalte und Attachments. Dabei setzt n2pdf-Archive auf das Format PDF/A. Wenn Sie eine Softwarelösung suchen, die es ermöglicht, schnell und einfach entweder als n2pdf Client zur Verfügung zu stehen (direkt für den Anwender am Arbeitsplatz) oder als serverseitige Archivierung ohne Benutzereingriff zur Verfügung zu stehen, dann haben sie mit n2pdf Archiv das richtige Tool an der Hand. Zentraler Gedanke von n2pdf ist es, dass es schnell und einfach funktioniert. Als easy zu konfigurierbare Software-Lösung hat sich gerade n2pdf Archive bewährt, da man mit nur wenigen Klicks „PDF-Jobs“ erstellen kann. Diese Jobs kann man auf Wunsch auch automatisiert einstellen per „Job-Templates“.