Elektronische Rundschreiben fehlerfrei darstellen

Vollautomatische PDF-Generierung in Lotus Notes

Mit Lotus Notes Dokumente standortübergreifend verfügbar zu machen, ist eine elementare Funktion der Lösung. Dies geschieht durch Replikation, indem Daten vom Server empfangen und als Kopie gespeichert werden. Sind jedoch an vielen Standorten auch unterschiedliche Textverarbeitungsprogramme im Einsatz, werden die Dokumente unter Umständen beim Empfänger nicht wie gewünscht dargestellt. Mit diesem Problem hatte auch der Sparkassen- und Giroverband Hessen-Thüringen zu kämpfen, der täglich rund fünf Rundschreiben mittels Datenreplikationen an seine 50 Mitgliedssparkassen versendet. Im Zuge eines Redesigns wurde deshalb ein Tool implementiert, das eine vollautomatische PDF-Generierung im Rahmen der Replizierung zulässt und somit eine fehlerfreie Darstellung samt kontrollierter Druckausgabe ermöglicht.

Der Sparkassen- und Giroverband Hessen-Thüringen (SGVHT) mit Sitzen in Frankfurt und Erfurt ist der Dachverband der 50 Sparkassen in Hessen und Thüringen. Der SGVHT unterstützt seine Mitgliedssparkassen im Wettbewerb und vertritt ihre gemeinsamen Interessen auf regionaler Ebene. Mit seiner Geschäftsstelle berät er die Sparkassen in allen strategischen und geschäftspolitischen Fragen. Dies gilt insbesondere für die Bereiche Sparkassengeschäfte, Betriebswirtschaft einschließlich Informatik, Recht und Steuern sowie für die interne und externe Kommunikation. Zu diesen Themen werden täglich mehrere Rundschreiben erstellt und an die Sparkassen weitergeleitet.

Rundschreiben mit Lotus Notes

Zur Übermittlung dieser Schreiben kommt beim SGVHT Lotus Notes zum Einsatz. Das Datenbanksystem ermöglicht eine zügige elektronische Weiterleitung durch Replikation an die Sparkassen. Das Problem: Die eigenverantwortlich handelnden Fachabteilungen nutzen verschiedene Dokumentvorlagen und unterschiedliche Textverarbeitungsprogramme. Dies kann dazu führen, dass die übermittelten Dokumente bei den Empfängern nicht korrekt dargestellt werden. „Es kam häufig vor, dass Zeilenumbrüche nicht richtig dargestellt wurden und somit bei Verweisen innerhalb der Dokumente die Seitenzahlen nicht stimmten“, erinnert sich Klaus-Dieter Buntrock, Systemadministrator von Lotus Notes/Dominosystemen. „Das sorgte nicht nur für Verwirrung, sondern stieß insbesondere bei den Verfassern der Rundschreiben auf Unmut.“

Im Rahmen eines Redesigns der Notes-Umgebung sollte eine Lösung für das Problem gefunden werden. Es galt die elektronischen Dokumente, die über das zentrale Rechenzentrum an die Sparkassen weitergeleitet werden, in ein Format zu bringen, das auf allen Rechnern gleichermaßen dargestellt werden kann. „Uns kam der Gedanke, das die Umwandlung in eine PDF-Datei die einfachste und unkomplizierteste Lösung ist“, so Buntrock. Mit dem Redesign, das von einem externen Unternehmen in Zusammenarbeit mit dem IT-Unternehmen SoftVision durchgeführt wurde, wurde mit n2pdf eine Anwendung eingeführt, die eine automatische Umwandlung der Rundschreiben in eine PDF-Datei ermöglicht.

Intuitive PDF-Funktion

Die Lösung n2pdf läuft dabei vollständig im Hintergrund. „Genau das macht die Lösung für uns besonders attraktiv. Nachdem das Dokument erzeugt und durch einen zuständigen Vorgesetzten freigegebenen wird, wird es via Rechenzentrum an die Sparkassen übermittelt. Dies geschieht innerhalb weniger Sekunden.“

Die vollautomatische Umwandlung der Dokumente bietet einen weiteren Vorteil, der vor allem den Anwendern in den Sparkassen-Filialen zu Gute kommt: Sobald ein Anwender ein Rundschreiben in Notes öffnet, kann er das Dokument mit nur einem Klick als PDF herunterladen. „Ohne n2pdf würde diese Funktion nicht zur Verfügung stehen, den meisten Anwendern ist aber gar nicht bewusst, dass ein zusätzliches Tool im Einsatz ist“, so Buntrock weiter.

Seit der Implementierung von n2pdf können die Anwender des SGVHT darauf vertrauen, dass die Seitenzahlen im Rundschreiben denen des ursprünglichen Dokuments entsprechen und sich über einen kontrollierten Ausdruck ohne fehlerhafte Umbrüche freuen. „Mit der PDF-Umwandlung durch n2pdf haben wir ein standardisiertes Format, auf das sich verweisen lässt“, so Buntrock. „Wir legen großen Wert auf eine korrekte und einheitliche Darstellung – durch die Umwandlung der Dokumente in das PDF-Format ist das garantiert.“