E-Mail-Archivierung mit HCL Notes
Wie kann man eine rechtssichere E-Mail-Archivierung mit Notes/Domino umsetzen?
Aufgrund der Vorgaben der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung ) und der GoBD müssen geschäftliche E-Mails einem Langzeitarchiv zugeführt werden. Dafür müssen alle E-Mails in ein Datenformat konvertiert werden, das die Bedingungen einer rechtskonformen Archivierung erfüllt.
Hier gilt, dass alle E-Mails in einem solchen Langzeitarchiv vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell lesbar sein müssen. Das bedeutet, dass man sich eine Strategie für eine fortlaufende E-Mail-Archivierung überlegen muss, die gewährleistet, dass die Daten langfristig verfügbar sind und auch jederzeit gezielt auffindbar sein müssen. Unserer Software n2pdf Archive ist auf Basis vieler Kundenprojekte entstanden und soll eine dauerhafte E-Mail-Archivierung ermöglichen oder kann auch zur Ablösung von existierenden HCL Notes Anwendungen verwendet werden.
PDF/A als Archivierungs-Standardformat
Unsere Empfehlung Die einheitliche Konvertierung aller Dokumente und E-Mails in das PDF/A Format. Mehr Infos zu PDF/A…
Viele Unternehmen setzen dafür eine Konvertierungssoftware ein. Das Besondere an unserer Konvertierungslösung n2pdf ist dabei, dass sie speziell auf HCL Notes/ Domino zugeschnitten ist. Sie erhalten so auch eine Rundumlösung für den Umgang mit E-Mails im Unternehmen und können so optimal eine rechtssichere E-Mail-Archivierung mit Notes/Domino umsetzen.
Archivierung mit Notes – Unsere langjährige Erfahrung
Seit vielen Jahren haben wir uns mit unserer Software n2pdf auf die Entwicklung von Software für Notes Client und Domino Server spezialisiert. Unsere Kunden haben mit n2pdf die Möglichkeit aus Notes/Domino-Inhalten PDF-Dateien zu erzeugen und u.a. auch eine revisionssicheren Langzeitarchivierung umzusetzen. Ohne Programmieraufwand können Sie mit n2pdf Archive als Komplettlösung eine Archivierung von Datenbanken und Mailboxen im PDF/A-Standard vornehmen.
E-Mail-Archivierung mit HCL Notes – Was sind die Vorteile von n2pdf?
- Es werden alle rechtlichen Vorgaben erfüllt
- Es spielt keine Rolle welche Notes/Domino-Version Sie nutzen
- Effiziente Suche durch Volltextindizierung (n2pdf Archive: Search & View)
- Sie profitieren von umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten
- Schnelle und einfache Integration und flexible Anpassung an Ihre individuellen Anforderungen
- Sie haben die Möglichkeit einer Serverseitigen Archivierung ohne Benutzereingriff (siehe Server Agent)
- Automatisches Setzen diverser Sicherheitsfunktionen für den Versand vertraulicher Informationen ist möglich
- Vorhandene Strukturen und Querverweise in einem Notes-Dokument bei der können bei der Konvertierung in ein PDF-Dokument beibehalten und sogar erweitert werden
- Seit n2pdf 5.0 können Sie über eine Funktion zur Verarbeitung von HTML-Inhalten (MIME-Inhalte) verfügen
n2pdf Archive bringt die Bandbreite an Funktionen von webPDF mit
Mit der Nutzung von n2pdf Archive können Sie auch auf die Funktionen von webPDF zurückgreifen. Es stehen Ihnen damit viele weitere, hilfreiche Funktionalitäten zur Verfügung, wie beispielsweise Digitale Signaturen oder Barcodes einfügen sowie OCR oder PDF/A-Dokumente für die Archivierung erstellen oder prüfen .
Ausführliche Infos zum Thema Archivierung von E-Mails mit komplexen Inhalten und Anhängen finden Sie im Blog auch unter:
https://www.n2pdf.de/blog/konvertierung-von-html-inhalten-mit-n2pdf-5-0/
oder in unserer ausführlichen vierteiligen Reihe zu n2pdf Archive:
https://www.n2pdf.de/blog/was-ist-n2pdf-archive/
Konkrete Beispiele und Kundenprojekte
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