How-to: IBM Notes Signatur erstellen oder ändern

Sowohl privat als auch im Berufsleben hat es sich inzwischen eingebürgert, E-Mails mit einer entsprechenden Grußformel und seinen Kontaktdaten zu beenden. Das kann man natürlich auch automatisiert machen, das heißt, dass automatisch an jede E-Mail, die rausgeht eine sogenannte Signatur drangehängt wird, ohne dass man nochmal extra etwas formulieren muss.

Wie erstellt man eine E-Mail-Signatur in IBM Notes?

Persönliche Signatur mit IBM Notes erstellen:

Die eigene, individuelle E-Mail Signatur in IBM Notes kann man ganz einfach erstellen oder ändern. Man muss nur im Maileingang den Dialog Mehr (More) / Vorgaben (Preferences) aufrufen:

Hier kann man unter „Signatur“  individuelle Signaturen erstellen. Unter Einfacher Text / Plain Text gibt man seine Kontaktdaten ein und bestätigt sie mit OK. Diese werden dann automatisch unter jede rausgehende E-Mail gesetzt. Wählen Sie dafür „Meine ausgehenden Mailnachrichten automatisch mit Signatur versehen“ / „Automatically append a signature to the bottom of my outgoing mail massages“ aus.

Signatur mit vCard oder aus einer eigenen Datei anhängen

Optional ist es möglich, eine Ihrer importierbaren Kontaktdateien hinzuzufügen, klicken Sie dafür einfach bei Rich Text auf „Meine vCard anhängen“ / Append my vCard.

Die E-Mail Signatur kann man in IBM Notes jederzeit ändern oder deaktivieren. Dafür nehmen Sie einfach das Häkchen bei „Meine ausgehenden Mailnachrichten automatisch mit Signatur versehen“ / „Automatically append a signature to the bottom of my outgoing mail massages“ raus.

Zudem ist es möglich, eine Signatur aus einer Datei zu verwenden: Die Datei muss auf Ihrem Rechner als TXT, HTML, JPEG, Bitmap oder GIF gespeichert sein. Bei diesem Weg öffnen Sie zunächst Ihre E-Mail und klicken dort auf „Signatur“

Hier wählen Sie zwischen „Keine Signatur“ / No Signature oder „Neue Signatur aus Datei“ / New Signature from File und wählen dort Ihre Datei aus.

Wichtige Tipps und Hinweise für die Erstellung einer E-Mail Signatur:

In der Signatur enthalten sein sollte in jedem Fall:

• Grußformel
• Rechtliche Hinweise falls notwendig
• Kontaktdaten: Name, Adressangabe mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• Geschäftlich: Firma und Abteilung /Funktion
• Privat: Eigener Webauftritt kann auch erwähnt werden oder Profile in sozialen Netzwerken
• Signatur sollte auch auf Englisch formuliert werden wenn nötig

Vor allem für Unternehmen gelten bestimmte Vorgaben, die erfüllt sein müssen und meist voreingestellt sind (Vorgaben des Corporate Design sind zu beachten). Auch im Privatbereich  macht eine E-Mail Signatur wirklich Sinn, denn man spart dadurch Zeit und der Empfänger erhält wirklich jedes Mal eine Adressangabe, was immer wieder nützlich sein kann.

In der Signatur sollte möglichst nicht enthalten sein:

• Sprüche, Lebensmotto
• Marketing in eigener Sache
• Tippfehler
• Grafiken und Logos