Kunden-Archivierungsprojekt mit n2pdf Archive
Dieses Projektbeispiel soll einen Einblick in den Ablauf eines an uns outgesourcten Archivierungsprojekts geben. Dabei erarbeiten wir in der Regel mit dem Kunden einen gemeinsamen Prozess für eine vollständige Konvertierung der bestehenden Datenbank samt Dokumenten, Fehler-Überprüfung und Protokollierung.
Der Ausgangspunkt für ein solches Szenario kann auch der Wunsch eines Unternehmens sein, HCL Notes abzulösen. Meist muss dann für diese Unternehmen eine große Menge an Datenbanken mit allen Dokumenten in PDF/A konvertiert werden, um diese dann in ein Langzeitarchiv überführen zu können.
Wie läuft ein Archivierungsprojekt mit n2pdf Archive ab?
Zu Projektbeginn steht die Projektabstimmung mit dem Kunden logischerweise im Vordergrund. In unserem Projektbeispiel haben wir mit dem Kunden einen VPN-Tunnel aufgebaut, um jederzeit auf die notwendigen Ressourcen und Daten zugreifen zu können.
Damit hatten wir vollen Zugriff auf die bereitgestellten Systeme, so dass wir die notwendige Software n2pdf Archive und webPDF auf den vom Kunden bereitgestellten Servern installieren konnten. Nach Beendigung der Vorbereitungen konnten dem eigentlichen Teil der Archivierungstätigkeiten begonnen werden. Im ersten Schritt vor dem Start der Konvertierungsjobs mussten die Datenbanken und Daten zunächst erst einmal gesichtet und geprüft werden. Im Anschluss daran konnten die Archivierungsjobs eingerichtet und konfiguriert werden, um dann mit der Konvertierung der Datenbanken starten zu können.
Aufgrund der extremen Größenunterschiede der zu archivierenden Datenbanken wurde am Anfang die Gewichtung zunächst auf kleinere Datenbanken gelegt, da hierdurch in einem kurzen Zeitraum eine Vielzahl von Datenbanken verarbeitet werden konnten, welche im Anschluss direkt in die Prüfung laufen konnten.
Der Prozess war entsprechend so definiert und vorbereitet, dass fertig konvertierte Datenbanken direkt im Anschluss in die Prüfung laufen. Damit konnte zum weiterlaufenden Konvertierungsprozess parallel bereits mit der Überprüfung der abgeschlossenen Konvertierungen begonnen werden. Bei der Prüfung musste sichergestellt werden, dass keine Inhalte fehlen, dass alle Dateianhänge inhaltlich vollständig übernommen worden sind und dem Design der Masken entsprechen. Im letzten Schritt sind die konvertierten Daten zusätzlich vom Kunden gegengeprüft worden bevor der Kunde diese zur Übernahme in das Langzeitarchivierungssystem freigegeben hat.
Archivierungsprojekte mit n2pdf
Wir übernehmen häufig Anfragen von Unternehmen, die hinsichtlich elektronischer Archivierung oder bei der Migration von Mail- und Groupware-Anwendungen auf eine andere Plattform Unterstützung benötigen. Zuvor sind in der Regel auch Fragen zu klären, beispielsweise wie der archivierte Datenbestand langfristig zur Verfügung stehen soll. Dies ist den meisten Unternehmen wichtig, weil die gespeicherten Informationen später auch wieder gut auffindbar sein müssen. Da unsere Software n2pdf Archive auf Basis von diversen Kundenwünschen entstanden ist, zielt es genau darauf ab solche Aufgaben zu lösen. Sie können so z.B. eine dauerhafte E-Mail-Archivierung umsetzen oder auch, wie in Fallbeispiel beschrieben Ihre Notes-Inhalte optimal für die Archivierung vorbereiten, um ihre existierende Notes-Anwendung abzulösen. Hier kommt Ihnen entgegen, dass n2pdf Archive optimal die Strukturen Ihrer Notes-Anwendung übernehmen kann.
Bei der Umsetzung von Kundenprojekten mit n2pdf Archive zeigt sich außerdem, dass wir sehr flexibel auf Geschwindigkeit und Arbeitsablauf beim Kunden eingehen können. Zusätzlich bietet die intelligente Prozessüberwachung den Vorteil, dass eine einfache Wiederaufnahme der Konvertierung oder das Erkennen von Manipulationen am erstellten Archiv möglich sind.
Weitere Vorteile
Für solche Archivierungsprojekte können wir alle Dokumente in ein gewünschtes PDF-Format (hier beispielsweise PDF/A-3b) umwandeln. Im Archiv sind die PDF-Dokumente dann bequem per Volltextsuche mit n2pdf Archive – Search & View durchsuchbar. Hinzu kommt: Die Übernahme der PDFs sowie eine Integration von XML-Metadaten (XMP) in andere Archivierungssysteme ist möglich. Durch die Anreicherung der PDF-Inhalte mit XML-Metadaten (XMP), eignet sich das Format hervorragend zur Filterung und Klassifizierung Ihrer Datenbestände.
Sie möchten mehr über weitere Archivierungsprojekte erfahren?
Sie finden hier ein ausführliches Fallbeispiel zum Thema Archivierung:
Außerdem kann es den Fall geben, dass Unternehmen auf uns zukommen, die Hilfe bei einer Daten-Migration benötigen. Beispielsweise wenn eine neue ERP oder CRM-Lösung eingeführt werden soll oder bei der Fusion mehrerer Unternehmen: https://www.n2pdf.de/blog/erfolgreiche-datenmigration-in-unternehmen/
Mehr zum Thema Migration:
- Mehr zum Thema Zusammenführung von mehreren Archiven: n2pdf Archive Merger
- Sichere Daten-Migration: Was beim Umstieg aus Lotus Notes wichtig ist…
Hier haben wir die wichtigsten Informationen dazu auf unserer Website zusammengestellt:
https://www.n2pdf.de/n2pdf-archive