Langzeitarchivierung mit PDF/A – Teil 2 – Mehr zu PDF/A-3
Vorteile von PDF als zentrales Standardformat im Unternehmen
Es bietet sich an, innerhalb eines Unternehmens ein einheitliches Dateiformat zu nutzen. Das beschleunigt alle Prozesse rund um Datenverarbeitung und E-Mail-Versand digitaler Dokumente samt Anhängen.
Etablieren Sie das Standard-Format PDF mit n2pdf
Mit n2pdf haben Sie eine Lösung für HCL Notes Domino, mit der Sie eine Umwandlung einzelner RichText-Felder sowie ganzen Notes-Dokumenten oder -Datenbanken in das plattformübergreifende PDF-Format umsetzen können. n2pdf ermöglicht außerdem die Verarbeitung von Dateianhängen.
Warum PDF und PDF/A? Vorteile in der Übersicht:
- Wenn Sie ein einheitliches Datenformat benötigen, um Dokumente zu erstellen, die auf allen Rechnern angezeigt werden können und sich ideal dazu eignen Daten auszutauschen, dann bietet sich ausschließlich PDF an.
- Weiter Vorteile ist, dass es frei zugänglich ist. Zudem bietet der Standard PDF/A durch ISO Normierung weltweite Vereinheitlichung an. PDF als Format kann aus allen gängigen Plattformen erstellt, angezeigt oder gedruckt werden und hat die besten Voraussetzungen, um Verschlüsselungen und digitales Unterzeichnen einzusetzen.
- Ein weiterer, starker Vorteil ist, dass PDF-Dateien nach Inhalten durchsuchbar sind und zudem ihr originales Erscheinungsbild behalten, egal welche Anwendung genutzt wird.
Langzeitarchivierung mit PDF/A-3
Mit den verschiedenen Unterformaten von PDF hat man bei der Nutzung des PDF-Formats die Möglichkeit das passende, auf das jeweilige Einsatzgebiet zugeschnittene Format zu wählen. Im Fall von Langzeitarchivierung von Dokumenten und bei Archivierungsprojekten geht es in der Regel immer um das PDF/A Format. Dabei wird zwischen den Normteilen PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/A-3 unterschieden. Letzteres bezeichnet man als Format zur hybriden Archivierung.
PDF/A-3 ist ein Archiv Container, der mit diversen Quellen gut zurechtkommt. Ein weiterer wichtiger Pluspunkt von PDF/A-3 ist, die vereinfachte Durchsuchbarkeit von Texten und das Kopieren von Unicode Text für digital erzeugte PDF-Dokumente und solche, welche mit optischer Zeichenerkennung (OCR) gescannt wurden. Da viele unsere Kunden häufig auch Scans verarbeiten und eine sichere E-Mail-Archivierung mitsamt aller Anhänge umsetzen möchten, bietet sich dafür die Empfehlung des PDF/A-3 Formats an. Bei dieser Variante ist es außerdem möglich nicht PDF/A-konforme Daten (CSV, XML oder Office-Dateien) als Attachment einzubetten.
PDF/A-3 ist perfekt, wenn Sie dokumentenbasierte Prozesse optimieren müssen. Hybride Archivierung bedeutet in dem Fall, dass es einerseits den Archivteil und andererseits den Nicht-Archivteil gibt. Der Archivteil soll die Langzeitarchivierung vornehmen und muss natürlich den PDF/A Vorgaben entsprechen. Zusätzlich können durch eine eingebettete Datei in dem Nicht-Archivteil Zusatzinformationen mit abgespeichert werden, die ggf. auch nur für eine gewissen Zeitraum relevant sind.
Mehr zum PDF-Format allgemein –
Je nach Einsatzzweck kann man zwischen diversen Formaten von PDF wählen:
| PDF-Formate | Haupt-Einsatzzweck |
| PDF/A | Archivierung |
| PDF/X | Druckindustrie, Übermittlung von Druckvorlagen |
| PDF/H | Gesundheitswesen: Austausch, die Erhaltung und den Schutz von gesundheitsbezogenen Informationen |
| PDF/E | Technische Dokumente/ Engineering, Architektur und Geoinformation. Darstellung von 3D‑Objekten und hilft beim Austausch von Plänen, Zeichnungen u.v.m. |
| PDF/UA | Barrierefreiheit |
| PDF/VT | Personalisierter Druck (betrifft Geschäftsdokumente wie Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen) – Variable Data Printing (VDP) |
Mehr Infos zur PDF/A und den drei Konformitätsebenen finden Sie im Blogartikel Landzeitarchivierung mit PDF/A – Teil 1
Zum Blogartikel PDF/A Langzeitarchivierung mit n2pdf
Lesetipp
- Praxis-Beispiel Archivierungsprojekte mit n2pdf: