GWDG: Maximale Übersichtlichkeit per Knopfdruck
Die Bewerbungs- und Registrierungssysteme der GWDG (Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH Göttingen) bieten für alle Max-Planck- Institute und alle Institute der Georg-August-Universität Göttingen die Möglichkeit, mit nur einem einzigen Klick, auf sämtliche Unterlagen (Anhänge) der Bewerber zuzugreifen und diese zu öffnen. Durch die Softwarelösung n2pdf hat man in IBM Notes eine „Ein-Klick-Lösung“ in Form eines einfachen „Button“ geschaffen, um sämtliche Dokumente eines Bewerbers in einem zentralen PDF-Dokument zusammen zu führen und darauf zugreifen zu können.
Die GWDG (Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH Göttingen) ermöglicht eine leistungsstarke und kreative IT-Infrastruktur für Institute der Forschung und Lehre an. Konkret heißt das: Die GWDG ist das Hochschulrechenzentrum der Georg-August-Universität Göttingen sowie ein IT-Kompetenzzentrum der Max-Planck-Gesellschaft. Derzeit sind bei der GWDG mit ihren insgesamt sechs Arbeitsgruppen etwa 125 Mitarbeiter beschäftigt.
Zu den Hauptaufgaben der GWDG gehört es, Wissenschaft und Forschung zu fördern indem sie alle Herausforderungen in den folgenden Bereichen meistert:
- Betrieb von Hochleistungsrechnern
- Datenverarbeitung von Forschungseinrichtungen und Universitäten
- Wissenschaftliche Gestaltung der IT/TK-Technologie für Forschungsprojekte und universitäre Lehre
- Probleme bei allen Informations- und Kommunikationstechnologien
- Weiterbildung von wissenschaftlichen Anwendern
- Forschung im Bereich Praktischer und Angewandter Informatik
Bewerbungs- und Registrierungssystem der GWDG
Für viele Institute bietet die GWDG ein Bewerbungs- und Registrierungssystem auf der Basis von IBM Notes an. Sowohl die Max Planck-Gesellschaft als auch die Universität Göttingen arbeiten mit einem solchen Bewerbungssystem. Hier können Bewerber nach einer Registrierung (mit einem Code) ihre Bewerbung mit Anhängen hochladen. In der Regel handelt es sich dabei um mehrere Anhänge, wie:
1) Registrierungsdokument
2) Empfehlungsschreiben
3) Weitere PDF-Anhänge der Bewerber
Wofür wird n2pdf bei der GWDG eingesetzt?
Mit n2pdf ist es im Zusammenspiel mit der Notes-Datenbank möglich, alle diese Dokumente mit einem einzigen Klick zu öffnen und dann weiter zu verwenden. Das stellt für die Nutzer eine starke Erleichterung dar, da sie sich nicht mehr durch eine Flut von Dokumenten klicken müssen, erläutert Dr. Wilfried Grieger (Leiter der Arbeitsgruppe „Basisdienste und Organisation“ bei der GWDG). Durch n2pdf werden alle Dokumente in PDF konvertiert und dann zusammen geführt.
Das Bewerbungs- und Registrierungssystem, über welches die Bewerber ihre Unterlagen hochladen können, ermöglicht es in Kombination mit n2pdf, dass die jeweiligen Gutachter auf eben diese Bewerbungen zugreifen und alle Dokumente mit einem Klick öffnen können. Die jeweils eingereichten Dokumente der Bewerber können im Nachgang problemlos weiter bearbeitet, gedruckt oder bewertet werden. Die Bearbeiter können von ihren IBM Notes Client oder von einem WWW-Browser aus zugreifen. Die Dokumente mit einem einzigen Klick öffnen zu können, ist für sie enorm hilfreich, denn die GWDG erstellt IBM Notes Datenbanken ganz nach den Wünschen der jeweiligen Auftraggeber und möchte das Arbeiten natürlich in dieser Hinsicht möglichst komfortabel gestalten.
Einführung von n2pdf bei der GWDG erfolgte 2015
Dr. Wilfried Grieger beschreibt den Ablauf der Einführung von n2pdf: „Die Einführung des Tools verlief in der Form, dass wir SoftVision unsere Wünsche mitgeteilt haben. Wir wollten beispielsweise einen Button haben, mit dem sich die Dokumente und Anhänge mit einem Klick öffnen lassen. Wir haben ein Datenbank-Muster vorgegeben, und die Wünsche wurden von SoftVision per Programmierung umgesetzt. Zunächst gab es bei der Einführung von n2pdf hier und da Probleme, um alles zum Laufen zu bringen, aber der Support von SoftVision Development war immer tadellos und hilfreich. Wir konnten eng miteinander kommunizieren und das Problem lösen.“
Die GWDG wurde durch die DNUG – The Enterprise Collaboration Professionals (ehemals „Deutsche Notes User Group“), also durch die Notes-Community auf SoftVision aufmerksam, denn dieser Name fiel auffällig häufig im Zusammenhang mit IBM Notes. Grieger fasst den Beginn der Zusammenarbeit zusammen: „Durch Mundpropaganda haben wir über SoftVision Development sehr viel Positives gehört und der gute Ruf hat uns überzeugt.“ Es kam dann relativ schnell zu einer Zusammenarbeit: „Die Lösung n2pdf von SoftVision ist seit etwa Mitte 2015 im Einsatz. Seitdem ist die Bedienung super praktisch. Die Bedienbarkeit per Button könnte einfacher nicht sein und hat alle, die mit dem Bewerbungssystem täglich arbeiten, begeistert, da es eine konkrete Arbeitserleichterung darstellt. Die Bewerbungsanhänge sind auf einen Klick ersichtlich“ erklärt Grieger.
Der Vorteil von n2pdf liegt klar auf der Hand: „Vor n2pdf hatten wir keine andere Lösung im Einsatz, aber der Bedarf einer solchen Lösung war definitiv gegeben, da die Gutachter der Bewerbungen sich durch das viele Klicken der Anhänge im Arbeitsprozess gestört fühlten und sich wünschten, sie mit einem einfach Klick öffnen zu können. Das wurde in der Vergangenheit häufig an uns herangetragen und n2pdf konnte das endlich ermöglichen.“
Wie viele Standorte und Anwender von n2pdf gibt es bei der GWDG?
Dr. Wilfried Grieger bringt den weitreichenden Einsatz von n2pdf auf den Punkt: „Man kann sagen: Im Prinzip setzen sehr viele Institute in ganz Deutschland und auch in Europa n2pdf als Lösung ein. Insgesamt sind dies sicherlich einige hundert Standorte. Konkret heißt das: Etwa die Hälfte der insgesamt 80 Max Planck Institute und die Hälfte der insgesamt ca. 300 Institute der Universität Göttingen. Man kann also davon ausgehen, dass in etwa 1500 Anwender die SoftVision Lösung einsetzen.“ Genau aus diesem Grund ist eine weitere Zusammenarbeit mit SoftVision Development nicht ausgeschlossen, auch wenn es noch keine konkreten Pläne gibt. „Durch das Kennenlernen des Tools n2pdf sind einige Ideen entstanden, wie uns die SoftVision Software die Arbeit noch weiter erleichtern könnte. Wir sind quasi auf den ‚Geschmack gekommen‘, wie man so schön sagt“ resümiert Grieger die Zusammenarbeit.