PDF/A Langzeitarchivierung mit n2pdf
Jedes Unternehmen muss seine Daten, auch seine E-Mails längerfristig aufbewahren und ein rechtskonformes Langzeitarchiv einrichten. Wir empfehlen dafür das PDF/A Format. Da die meisten Unternehmen bereits mit bestimmten Business-Anwendungen arbeiten, sollten sich entsprechende Archivlösungen möglichst nahtlos an die vorgegebenen Bedingungen anknüpfen lassen.
Einsatz von n2pdf für eine Langzeitarchivierung mit HCL Notes
Sie nutzen HCL Notes und möchten ein PDF-Archiv erstellen, um Ihre Dokumente rechtsicher langfristig aufbewahren zu können? Mit dem von uns empfohlenen Format PDF/A und der Nutzung von n2pdf werden Sie den Anforderungen und den gesetzlichen Bestimmungen jederzeit gerecht. Bei der PDF/A Erstellung kommt dann zusätzlich unsere Software webPDF zum Einsatz. Das Format wird regelmäßig weiterentwickelt. Inzwischen gibt es das Archivformat von PDF in folgende Weiterentwicklungen und Erweiterungen von PDF/A:
- PDF/A-1 (PDF/A-1a und PDF/A-1b) – Mehr Infos hier…
- PDF/A-2 (PDF/A-2a, PDF/A-2b und PDF/A-2u) – Mehr Infos hier…
- PDF/A-3 (PDF/A-3a, PDF/A-3b und PDF/A-3u) – Mehr Infos hier…
Die Software n2pdf unterstützt PDF/A-1 bis PDF/A-3 in allen drei Konformitätsebenen:
| A (PDF/A-1a, PDF/A-2a oder PDF/A-3a) | A wie Accessible, zu Deutsch: zugänglich – Eignet sich ideal für Langzeitarchivierung und bietet sowohl eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit also auch Barrierefreiheit sowie Abbildbarkeit von Text nach Unicode Diese Ebene bietet sich auch für mobile Geräte an und wird bei reiner Textarchivierung empfohlen |
| B (PDF/A-1b, PDF/A-2b oder PDF/A-3b) | B wie Basic – Mindestanforderungen des ISO Standards, auch gut für Langzeitarchivierung geeignet, bietet ebenso eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit, Barrierefreiheit und wird bei Grafiken/Bilder/Tabellen empfohlen |
| U (PDF/A-2u oder PDF/A-3u) | U wie Unicode – Erfüllt alle Anforderungen und der gesamte Text ist in Unicode abgebildet, das vereinfacht auch die Durchsuchbarkeit und das Kopieren von Unicode Text bei optischer Zeichenerkennung (OCR) |
Mit HCL Notes ist die Umsetzung eines rechtssicheren Mail-Archivs denkbar einfach. Mit der Software n2pdf haben Sie alle Möglichkeiten ein Langzeitarchiv mit PDF/A (ISO-Norm 19005) durchzuführen. Ihre Dokumente sind auch zukünftig gesichert, lesbar und benutzbar.
Vorteile eines PDF-Archivs für HCL Notes Anwender
Die Struktur und die Möglichkeiten, die ein PDF-Archiv bietet, machen es für Notes-Anwendungen attraktiv. Denn neben der Durchsuchbarkeit können PDF-Dokumente auch komplexe Strukturen und Querverweise enthalten, was Notes Usern absolut entgegenkommt. Mit n2pdf haben Sie die Möglichkeit, die Datenstruktur der Notes-Anwendung im PDF zu erhalten und zusätzlich auch zu erweitern. Der Vorteil von n2pdf ist hier, dass alle Anwender ohne großen Aufwand von diesen Möglichkeiten Gebrauch machen können. Hier bietet sich die Anwendung von n2pdf Archive mit Search & View an, welche all diese Features ermöglicht.
Warum ein Dokumentenarchiv auf PDF-Basis?
Das PDF-Format ist für eine rechtssichere Langzeitarchivierung von E-Mails und Dokumenten ideal geeignet. PDF-Dokumente können überall angezeigt werden, unabhängig von den Voraussetzungen. Es ist optimal für den Datenaustausch geeignet, also gerade in der Geschäftswelt unersetzlich. Hinzu kommt, dass es ein frei zugängliches Format ist und von Regierungsstellen anerkannt wird. PDF/A (ISO-Normierung) eignet sich auch für weltweite Nutzung. PDFs können Plattform-unabhängig überall erstellt, angezeigt und gedruckt werden und bieten sehr guten Schutz vor Manipulationen. Hinzu kommt, dass PDF-Dateien auch gut durchsuchbar sind, also perfekte Voraussetzungen für ein Datenarchiv. Neben der reinen Darstellung können auch komplexe Strukturen und Querverweise in PDF-Dokumente integriert werden und ermöglichen so eine komfortable Navigation in den Inhalten.