Schwäbisch Hall archiviert digitale Kundenkorrespondenz mit stabilem Notes-Exportfilter

In der digitalen Arbeitswelt ist die Kundenkorrespondenz per E-Mail zum wichtigsten Kommunikationsmittel geworden: Insbesondere in großen Unternehmen aus dem Dienstleistungssektor laufen täglich mehrere Tausend Mails auf. Trotz der Schnelllebigkeit dieses Schriftverkehrs erfordern die gesetzlichen Richtlinien eine saubere Langzeitarchivierung – und auch der Vertrieb eines Unternehmens hat in der Regel ein Interesse daran, seine Kundenkorrespondenz bis zum Erstkontakt zurückverfolgen zu können. Die Bausparkasse Schwäbisch Hall nutzt deshalb seit einigen Jahren eine zuverlässige Software-Lösung, die Mails und Dokumente aus Lotus Notes in das gesetzeskonforme Archivierungsformat PDF/A umwandelt.

Als größte Bausparkasse in Deutschland betreut Schwäbisch Hall 6,8 Millionen Kunden. Das Unter­nehmen bietet maßgeschneiderte Konzepte zur privaten Zukunftsvorsorge, Ver­mö­gens- und Wohneigentumsbildung sowie zur Baufinanzierung. Dank ihres starken Wachstums konnte die Bausparkasse allein im vergangenen Jahr mehr als 900.000 Neuverträge abschließen. Jeder dieser Verträge bringt Kundenkorrespondenz mit einer Reihe von Briefen und E-Mails zwischen Bausparkasse und Kunden, aber auch zwischen Innendienst und Außendienst mit sich.

Ordnungsgemäße Archivierung der digitalen Kundenkorrespondenz

Um diese E-Mails ordnungsgemäß zu archivieren, hatte Schwäbisch Hall seit Längerem ein Visual-Basic-Produkt im Einsatz, das die entsprechenden Dokumente aus dem E-Mail-Programm Lotus Notes heraus über einen Druckertreiber in ein tif umwandelte und in diesem Format im FileNet archivierte. Mit zunehmender Anzahl zu verarbeitender E-Mails kam die bis dato eingesetzte Software-Lösung an ihre technischen Grenzen. Da die Lösung nicht weiter skalierte, wurde die Implementierung eines Alternativproduktes notwendig, um die stetig steigenden Anforderungen erfüllen zu können: Die gesuchte Lösung sollte stabiler laufen als die bislang eingesetzte und dennoch zur Architektur der bereits vorhandenen Unternehmenssoftware passen. „Eine passende Lösung war mit der Lotus-Notes-Erweiterung n2pdf aus dem Hause SoftVision schnell gefunden“, erinnert sich Jürgen Rothe, Anwendungsentwickler bei Schwäbisch Hall. „Die Software entsprach genau unseren Anforderungen und lieferte zudem ein günstigeres Lizenzmodell als eine Konkurrenzlösung, die wir ebenfalls ins Auge gefasst hatten.“ Zunächst machten sich die Projekt­verant­wort­lichen über eine Testlizenz mit der Funktionsweise des Tools vertraut, um dann schließlich ganz auf die neue Lösung umzusatteln.

Einfache Implementierung, stabile Performance

Die Implementierung verlief ohne Probleme: Um n2pdf in das laufende System einzubinden, genügt es, die entsprechenden Dateien und Skriptbibliotheken auf einem zentralen Server abzulegen, von dem aus der Converter im Hintergrund agiert und die Funktionen aus seinem Skript automatisch ausführt. Da das Unternehmen sich für eine Serverlizenz und nicht für eine Client-Installation entschied, konnte das Tool von Beginn an unternehmensweit eingesetzt werden. Dennoch brachte die Umstellung für die Mitarbeiter keine Neuerungen mit sich, da sie nicht aktiv genutzt wird, sondern in den automatischen Archivierungs-Workflow eingebunden ist: Ein Agent auf dem Server wandelt Mails und Dateianhänge automatisch um und archiviert sie.

Da die Software direkt an der zentralen Schnittstelle zwischen Lotus Notes und dem FileNet des Unternehmens zum Einsatz kommt, greifen de facto alle Bauspar-Fachbereiche darauf zurück. Täglich werden rund 5.000 Mails über den Converter aus Lotus Notes heraus in das Archiv überführt und dort im gesetzeskonformen PDF/A-Format revisionssicher abgespeichert. Auch per Fax gesendete Dokumente sowie über die Eingabemasken auf der Unternehmenshomepage eingehende Kundenanfragen werden über Notes gesteuert und durchlaufen daher denselben Prozess.

Seit der Einführung läuft die neue Lösung absolut stabil, so dass sich der Archivierungsprozess merklich verbessert hat. Jürgen Rothe ist besonders über die Konfigurationsmöglichkeiten erfreut, die der Converter bereithält. So ist es möglich, die Umwand­lungsparameter so zu setzen, dass bei der Generierung eines PDF/A nicht sämtliche Schriftsätze wie Fett- und Kursivschrift mit abgespeichert werden, sondern allein die informationstragenden Schriftzeichen gesichert werden. Das hat den Vorteil, dass sich die Größe der Speicherdatei um bis zu zwei Drittel reduzieren lässt. „Dieser nützliche Hinweis kam direkt von unserem SoftVision-Berater, an den wir uns mit dem Problem gewandt hatten. Nicht nur in diesem Fall, sondern ganz generell lässt sich sagen, dass der Support von Seiten des Herstellers einwandfrei funktioniert. In der Regel bieten die Berater uns schon im Klärungsgespräch erste Lösungsvorschläge an, und selbst wenn die Anfrage einmal etwas komplexer war, konnten die Mitarbeiter sie schon wenige Tage später umsetzen“, so Jürgen Rothe. Damit rechnen sich auch die Lizenzgebühren, die für die Nutzung der Software anfallen: Mit der früheren Visual-Basic-Applikation gab es zwar keine Lizenzkosten, dafür mussten Fehler durch die unternehmensinterne IT-Abteilung oder externe Dienstleister zeit- und kostenaufwändig behoben werden. Über das an n2pdf gekoppelte Lizenzmodell lassen sich diese vergleichsweise teureren finanziellen Aufwände nun vermeiden.

Erweiterte Funktionen in neuer Software-Version

Die derzeit bei Schwäbisch Hall eingesetzte Softwareversion kann einige komplexe Strukturen aus Lotus Notes nicht richtig übernehmen Das betrifft zwar nur einige wenige Dokumente am Tag, soll jetzt aber dennoch behoben werden.

Insbesondere geht es dabei um die Abbildung von Notes-Dateien, in denen Kunden mithilfe von Checkboxes oder Radiobuttons verschiedene Optionen ankreuzen können. Die im Einsatz befindliche n2pdf-Version zeigt in diesen Fällen im PDF nur noch die ausgewählte Antwort an, nicht aber die übrigen Optionen, die zur Auswahl gestanden hätten. In seiner aktuellen Version 4.0 ist das Programm in der Lage, Notes-UI-Controls als visuelle Controls zu exportieren, also tatsächlich alle Optionen abzubilden, was für die spätere Nachverfolgung der Kundenkorrespondenz durchaus sinnvoll ist. Deshalb hat die Bausparkasse Schwäbisch Hall bereits geplant, im neuen Jahr eine neue Lizenz für die Software zu erwerben, um die Funktionsweisen auszuweiten.