Unveränderter Zugriff auf alle Daten – für immer
Archivierung von E-Mails und Datenbanken unter Lotus Notes
Privat wie geschäftlich erfolgt heute fast alle Korrespondenz elektronisch – als E-Mail. Dennoch müssen Unternehmen auf die Revisionssicherheit aller Dokumente achten. Vorbei sind die Zeiten, in denen man jede E-Mail ausdrucken musste. Gesetzliche Regelungen erlauben elektronische Archive. Die Vorteile für Unternehmen sind immens. Die elektronische Archivierung ist schnell und mit weniger Wegen verbunden als die Aktenablage in ausgelagerten Archivräumen. Außerdem ermöglichen elektronische Archive automatisierte Suchen. Allerdings muss die Archivierung in einheitlichen, dauerhaften und unveränderlichen Formaten erfolgen. Natürlich sollen die Archive alle Funktionalitäten und Verknüpfungen der Originaldokumente behalten. Die gute Nachricht: Diese Herausforderungen sind weitgehend gelöst.
Groupware, wie das vielfach eDatingesetzte Lotus Notes von IBM, vereinfacht Kommunikationsprozesse in team- und projektbasierten Unternehmensstrukturen. Dokumentenspeicherung ist durch die Software systematisiert. Alle Beteiligten können Daten gemeinsam bearbeiten, jederzeit auf die letzten Versionen benötigter Dokumente zugreifen und umfassende Suchfunktionen nutzen. Alle, die einen Kunden betreuen, sind immer auf dem Laufenden, was bereits besprochen wurde. Die gesamte Kommunikation läuft über das System.
Mindestens zehn Jahre – Anforderungen an die Archivierung
Die Vorgaben des Gesetzgebers sind umfangreich. Steuerlich relevante Unterlagen sind in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar nachzuhalten. Revisionssicher sind Archivierungssysteme, die den gesetzlichen Vorgaben (§§ 239, 257 HGB, §§ 146,147 AO) entsprechend unveränderbar sind, lückenlos und vollständig, nachvollziehbar und maschinell lesbar. Alle für das Wirtschaftshandeln relevanten Unterlagen müssen für jeden Geschäftsvorgang für sechs bis zehn Jahre revisionssicher aufbewahrt werden, sodass sie in unveränderbarer Form einer Steuerprüfung oder vor Gericht als Beweismaterial standhalten können: Handels- und Geschäftsbriefe – wie etwa Aufträge, Rechnungen und Reklamationsschreiben. Die Aufbewahrungsfristen für einige geschäftskritische Dokumente sind sogar noch länger, zum Beispiel für Konstruktions- oder Baupläne.
Vorgaben zur Dokumentation des Geschäftshandelns gelten international. Beispiele sind der Sarbanes-Oxley Act in den USA und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) in Deutschland. Sie regeln die Gleichbehandlung digitaler Dokumente mit „klassischen“ Papierdokumenten. Unternehmen sind immer stärker gezwungen, alles zu archivieren. Die Geschäftsführung ist für die Prozesse verantwortlich und auf Langzeitdokumentation angewiesen. Die interne Revision fordert ebenfalls lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge. Daher empfiehlt sich für alle Unternehmen ein professionelles EDV-System zur lückenlosen Archivierung.
Dokumentenmanagement reicht aus – oder?
Eine vollständige Archivierungslösung ist in Lotus Notes nicht enthalten. Benötigt wird ein Tool, das uneinheitliche Dateiformate von Office-Dateien über eingescannte Dokumente bis hin zu komplexen CAD-Entwürfen methodisch und stringent in eine Langzeitarchivierung überführt. Alle Dateien einfach nur abzuspeichern und in redundanten Kopien zu lagern, genügt nicht. Eine zentrale Anforderung revisions- und rechtssicherer Speicherung ist die zeit- und plattformunabhängige Reproduktion.
Eine gesetzlich verbindliche Vorschrift, welche Formate genutzt werden müssen, gibt es nicht. Die Anforderung ist neben der Unveränderbarkeit lediglich, dass das Format auch in 10 Jahren noch systemunabhängig lesbar sein muss. In der Praxis haben sich die Formate TIFF und PDF/A als Standards durchgesetzt. Beide gewährleisten langfristige Reproduzierbarkeit und vor allem Herstellerunabhängigkeit. Damit erfüllen sie die wichtigsten Voraussetzungen für elektronische Archive. PDF/A unterscheidet sich vom allseits bekannten „normalen“ PDF dadurch, dass sämtliche Komponenten der Darstellung direkt mit den Inhalten verbunden und unveränderbar in die Datei integriert werden. Diese Dokumente sind zu 100 Prozent autark, denn sämtliche Inhalte, Texte, Grafiken, Schriften oder Farb- und Schriftinformationen sind in der PDF/A-Datei enthalten, damit das ursprüngliche Aussehen der Ausgangsdaten erhalten bleibt – egal welche Anwendung oder welches System zur Erstellung verwendet wurde.
Einfache Umwandlung für alle Formate und Mischformen
Eine Anforderung an Konverter und Archivsysteme ist, dass sie imstande sein sollten, mit allen Versionen umzugehen, dem ursprünglichen PDF/A-1 Format und den Versionen PDF/A-2 (veröffentlicht im Juni 2011) sowie PDF/A-3 (veröffentlicht im Oktober 2012). Die beiden neueren Versionen sind Normteile, die für weitere Anforderungen praxisnah optimiert wurden. So unterstützt PDF/A-2 unter anderem JPEG2000-Abbildungen. Das Format PDF/A-3 ermöglicht, beliebige Dateiformate einzubetten, wie zum Beispiel original Excel-Dateien oder XML-Datensätze mit statischer visueller Repräsentanz.
Lotus Notes systematisiert die Kommunikation, zusammengehörige E-Mails, Briefe etc. und alle zugehörigen Dokumente, nach Geschäftsvorgängen, z. B. nach Projekten, Kunden oder Produkten. Die E-Mails der Mitarbeiter können so den entsprechenden Datenbanken mit allen relevanten Unternehmensdaten zugeordnet werden. Charakteristisch für die Dokumente in Lotus Notes sind zusammengehörige Anhänge sowie Verknüpfungen und Verweise auf andere Daten. Diese Strukturen sind relevant und dürfen daher auch im Langzeitarchiv – das heißt auch in konvertierten PDF/A-Versionen – nicht verloren gehen.
Archivierung in Lotus Notes: Kein Problem mit spezialisierten Tools
Die Umsetzung der beschriebenen Anforderungen in automatisierten Routinen bzw. auf Knopfdruck ermöglichen spezialisierte Tools, die sich in Lotus Notes integrieren lassen. Ein Beispiel ist die Kombination von n2pdf und webPDF von SoftVision: n2pdf ist eng abgestimmt auf die Inhalte aus Lotus Notes und wandelt diese in zukunftssichere Formate um; auch Fremdformate werden über native Konverter verarbeitet, selbst wenn die eigentliche Software dazu nicht im System verfügbar ist. WebPDF wurde entwickelt, um Anhänge in die PDF/A-Norm umzuwandeln. Diese Produkte bieten ergänzend die Möglichkeit, zu validieren, ob Dokumente bereits mit dem PDF/A-Standard übereinstimmen.
Tools dieser Art können als Gateways zum Langzeitarchiv installiert werden – als vorgeschaltete Instanz, die eine vorschriftsmäßige Archivierung gewährleistet. Ohne zusätzlichen Aufwand kann etwa webPDF in unterschiedliche Kommunikationsplattformen eingebunden werden, neben Lotus Notes/Domino auch in Sharepoint oder SAP. Für eine hinreichende Flexibilität derartiger Systeme sorgt eine offene Schnittstelle. Die Tools von SoftVision sind direkt in Notes integrierbar über Lotus Script oder Java. Außerdem können sie als „Domino-Server Task“ eingesetzt werden. Offenheit bedeutet, dass sie auch mit jeder anderen Programmiersprache implementiert werden können, wenn man externe Anwendungen realisieren will.
Eine Kernanforderung bei der Integration zusätzlicher Tools zur Langzeitarchivierung in Lotus Notes ist in jedem Fall, dass die Komplexität der Daten abgebildet werden kann: Komplexe PDF-Dateien inklusive der bekannten und funktionierenden Notes-Navigationselemente, wie Verweise auf Dokumente, Ansichten oder Datenbanken. Die in Notes aufgebauten Strukturen müssen erhalten bleiben. Hinzu kommen Sicherheitsfunktionen und Verschlüsselung, die noch vor der Konvertierung definiert werden. So stellt die Software sicher, dass alle Informationen erhalten bleiben – und gleichzeitig vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.