Anwenderbericht n2pdf bei Bischof + Klein GmbH, Lengerich
Bischof + Klein GmbH
Rahestr. 47
49525 Lengerich, Deutschland
Alle Daten sicher verpackt
Wasserdichte Archivierung im PDF/A-Format
Die Sicherung von Daten ist für alle Unternehmen ein wichtiges Thema. Zwar stellen digitale Speichermöglichkeiten nahezu eine Revolution gegenüber Papierarchiven dar, doch auch hier gibt es viele Dinge zu beachten: Wie stattet man seine IT-Landschaft aus, damit die Sicherung mit möglichst wenig Aufwand vonstattengeht? Welches Format wählt man für eine langfristige Lesbarkeit der Daten? Und welches Archivierungssystem hält auch gesetzlichen Anforderungen stand? Diese Fragen hat sich auch ein Spezialist für flexible Verpackungen und technische Folien gestellt und setzt zur Archivierung aller Dokumente im PDF/A-Format ein Tool ein, das die Konvertierung automatisch und ohne Mehraufwand durchführt.
Bischof + Klein ist einer der führenden Komplettanbieter in Europa für flexible Verpackungen aus Kunststoff und Papier sowie für technische Folien. Insgesamt sind an sechs Produktionsstandorten rund 2.400 Mitarbeiter beschäftigt, etwa die Hälfte davon arbeitet im Stammwerk in Lengerich. Die Produkte des Spezialisten werden weltweit eingesetzt – von traditionellen Industrieverpackungen über Konsumverpackungen bis hin zu Spezialfolien für technische Anwendungen. Zu den Kunden gehören große Unternehmen aus den Branchen Chemie, Agro und Garten, Bau und Haus, Hygiene, hochreine Produkte sowie Nahrungs- und Genussmittel. Um die Kundenkommunikation samt E-Mails und Dateianhängen für die Zukunft zu sichern, startete das Unternehmen im Jahr 2008 ein umfangreiches Archivierungsprojekt. „Wir suchten nach einem Tool, das unsere Dokumente in PDF/A konvertieren kann“, berichtet Michael Brinkmann, Abteilungsleiter Anwendungsservice bei Bischof + Klein. „Da wir mit der Groupware Lotus Notes/Domino arbeiten, war hier die Kompatibilität besonders wichtig.“
Archivierung ohne Mehraufwand
Bei der Anbieterrecherche stieß man schnell auf die Software n2pdf der Softvision Development GmbH. Die Komplettlösung zur Konvertierung von Dokumenten und Dateianhängen in das PDF ist eines der wenigen Lösungen auf dem Markt, die speziell für die Integration in Notes-Anwendungen entwickelt wurde. Das Tool bietet die Möglichkeit, die Strukturen und Querverweise von Notes-Dokumenten im PDF beizubehalten oder sogar mit zusätzlichen Elementen zu erweitern. Die Konvertierung läuft automatisch ab, sodass die Mitarbeiter keine Mehrarbeit mit der Archivierung haben. Auch die Administratoren bei Bischof + Klein kamen mit der Lösung schnell gut zurecht. „Das Tool ist praktisch eine Programmiererweiterung für Lotus Notes, und durch unsere langjährige Erfahrung damit war die Einarbeitung ganz einfach“, sagt Michael Brinkmann. Die Einführung im Rahmen des Archivierungsprojekts war innerhalb von zwei Tagen abgeschlossen, operativ arbeitet man mit n2pdf seit Juni 2009.
Durch die direkte Integration in die Notes-Anwendungen ist die Sicherung des Workflows gewährleistet, zudem kann das Tool im Rahmen von Web-Anwendungen eingesetzt werden. Bei dem Verpackungsspezialisten ist die Anwendung am deutschen Standort in Lengerich installiert, aber auch Vertriebsmitarbeiter aus Polen und England arbeiten mit dem System, indem sie sich über eine VPN-Verbindung in das Firmennetzwerk einloggen. Insgesamt nutzen so 110 Anwender die Lösung. „n2pdf passt hundertprozentig zu unseren Bedürfnissen. Auch hinsichtlich der Zusammenarbeit mit SoftVision sind wir sehr zufrieden. Die Einführung verlief ohne Probleme, und wenn wir jetzt doch einmal den Support benötigen, dann können wir uns auf schnelle und kompetente Hilfe verlassen“, freut sich Michael Brinkmann.
Revisionssicherheit auf Knopfdruck
Mit der Archivierung im Format PDF/A fühlt man sich auch gesetzlich auf der sicheren Seite, was beispielsweise die Handels- oder Absatzverordnung betrifft. „Durch die Revisionssicherheit, die das Format bietet, bestehen wir auch bei der Steuer- und Wirtschaftsprüfung“, erklärt der Abteilungsleiter. „Außerdem sind wir fest davon überzeugt, dass dieses Format auch in Jahrzehnten noch lesbar sein wird.“ Deshalb nutzt das Unternehmen auch das Tool webPDF von SoftVision. Mit der serverbasierten Lösung lassen sich PDF-Dateien zentral erzeugen, verarbeiten, exportieren und drucken. Neben der Konvertierung von rund 100 Dateiformaten können Dokumente zudem aufgeteilt oder verbunden, Seiten rotiert oder gelöscht werden. Auch bei webPDF liegt besonderes Augenmerk auf der Sicherheit, die durch digitale Signaturen und Zertifikate sowie die Möglichkeit gegeben ist, Sicherheitseinstellungen individuell zu setzen oder aufzuheben.
In Zukunft sollen die Produkte des Lösungsanbieters nicht nur für die Archivierung der Kundenkommunikation, sondern auch in den Bereichen Einkauf, Finanzbuchhaltung und Technik eingesetzt werden. „Die Software passt sehr gut zu unseren Anforderungen und hat unser Archivierungskonzept erst möglich gemacht“, sagt Michael Brinkmann. Die umfangreichen Möglichkeiten und die stabile Performance der Tools sind wirklich überzeugend.“ Der Spezialist für Verpackungen weiß sich und seine Daten dank des durchdachten Konzepts auf der sicheren Seite. Den Anspruch an die eigenen Produkte überträgt er auch auf die unternehmensinternen Dokumente, denn: Die richtige Verpackung schützt den sensiblen Inhalt.
